Các tệp tin nằm rải rác không theo quy tắc và việc đặt tên không nhất quán có thể khiến việc quản lý dữ liệu trên Windows trở nên phức tạp. Với những mẹo đơn giản dưới đây, bạn có thể tổ chức các tệp tin của mình tốt hơn và cải thiện đáng kể quy trình làm việc. Điều này không chỉ giúp bạn tìm thấy thông tin nhanh chóng mà còn tối ưu hóa hiệu suất máy tính và nâng cao trải nghiệm sử dụng.
1. Tăng Tốc Độ Chuyển Tệp với Phím Tắt Bàn Phím và Chuột
Giống như bất kỳ công cụ nào khác, các phím tắt bàn phím có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn, và File Explorer cũng không ngoại lệ. Để quản lý tệp tin cơ bản, bạn có thể sử dụng các phím tắt quen thuộc như Ctrl + C để Sao chép, Ctrl + X để Cắt, Ctrl + V để dán nội dung và Ctrl + A để chọn tất cả các mục trong một thư mục.
Bạn có thể bổ trợ thêm kỹ năng sử dụng phím tắt bằng cách kết hợp với chuột. Ví dụ, giữ phím Ctrl và nhấp vào một hoặc nhiều tệp để chỉ chọn các tệp cụ thể. Để chọn nhiều tệp liên tiếp, hãy giữ phím Shift, chọn tệp đầu tiên, sau đó nhấp vào tệp cuối cùng để chọn tất cả chúng. Bạn muốn đẩy nhanh mọi thứ hơn nữa? Hãy tìm hiểu thêm các kỹ thuật đơn giản để sao chép tệp nhanh hơn trên Windows 10 và 11.
2. Làm Chủ Điều Hướng và Phím Tắt Trong File Explorer
Microsoft cuối cùng đã bổ sung tính năng tab vào File Explorer với bản cập nhật Windows 11 năm 2022, giúp người dùng không cần mở nhiều cửa sổ để làm việc với nhiều thư mục. Bạn có thể nhấn Ctrl + T bất cứ lúc nào để thêm một tab mới hoặc sử dụng biểu tượng dấu cộng (+) ở đầu cửa sổ File Explorer.
Nếu bạn vẫn thích làm việc với nhiều cửa sổ riêng biệt, bạn có thể mở chúng bằng cách nhấn Win + E trên bàn phím. Bạn cũng có thể sắp xếp hai cửa sổ trong các bố cục khác nhau bằng cách sử dụng các phím mũi tên Win + Trái/Phải/Lên/Xuống.
Màn hình File Explorer trên Windows 11 hiển thị nhiều tab đang mở, giúp quản lý tệp tin hiệu quả.
Bạn cũng có thể tùy chỉnh thanh truy cập nhanh (quick access toolbar) để truy cập các thư mục thường dùng một cách nhanh chóng hơn. Một cách tuyệt vời để thay đổi tốc độ truy cập tệp trong File Explorer là thay đổi thư mục đích. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách nhấp vào Tệp (File) ở góc trên bên trái, sau đó chọn Tùy chọn (Options) > Chung (General) và đặt Mở File Explorer thành (Open File Explorer to) thư mục bạn muốn.
Bạn có thể tìm hiểu thêm các mẹo về File Explorer để quản lý tệp nhanh chóng nếu muốn đi sâu hơn vào các tùy chỉnh này.
3. Tăng Tốc Tìm Kiếm Tệp với Tính Năng Lập Chỉ Mục (Indexing)
Theo mặc định, tính năng tìm kiếm tệp của Windows có thể chậm và kém hiệu quả, gây khó khăn khi bạn cần nhanh chóng tìm thấy những gì mình cần. Mặc dù các công cụ tìm kiếm tệp của bên thứ ba là một lựa chọn, nhưng bật tính năng Lập chỉ mục (Indexing) là một giải pháp tích hợp có thể tăng tốc đáng kể quá trình tìm kiếm của bạn.
Lập chỉ mục hoạt động bằng cách quét các tệp, email và các nội dung khác trên máy tính của bạn, sau đó lập danh mục thông tin của chúng. Khi bạn tìm kiếm trên PC sau khi lập chỉ mục, hệ thống sẽ tra cứu chỉ mục các mục để tìm kết quả nhanh hơn.
Hộp thoại tùy chọn lập chỉ mục (Indexing Options) đang mở trên Windows 11, hiển thị cài đặt để tăng tốc tìm kiếm file.
Lập chỉ mục có thể ảnh hưởng đến hiệu suất hệ thống; do đó, bạn nên chỉ lập chỉ mục các tệp và thư mục mà bạn thường xuyên truy cập. Để tìm hiểu thêm về lập chỉ mục trong Windows, hãy khám phá hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách lập chỉ mục Windows 11 để có kết quả tìm kiếm nhanh hơn.
4. Sử Dụng Cấu Trúc Thư Mục và Quy Tắc Đặt Tên Thông Minh
Tổ chức các tệp tin của bạn với một cấu trúc thư mục rõ ràng, có phân cấp là một cách hiệu quả để quản lý chúng. Với cách tiếp cận này, mỗi tệp tin sẽ nằm trong thư mục được chỉ định của nó, giúp bạn tìm thấy chúng nhanh hơn khi cần.
Việc đặt tên đúng cho thư mục và tệp tin cũng quan trọng không kém để bạn có thể tìm thấy các tệp quan trọng nhanh hơn. Tránh sử dụng các dấu câu như gạch ngang, dấu phẩy hoặc dấu gạch dưới ở đầu tên tệp. Đồng thời, giữ tên tệp ngắn gọn, lý tưởng là dưới 35 ký tự.
Bạn cũng có thể thêm ngày vào tên tệp để làm cho chúng mô tả hơn. Hoặc, nếu muốn tạo điểm nhấn, bạn thậm chí có thể thêm biểu tượng cảm xúc (emoji). Nếu bạn đã có một đống tệp và thư mục được đặt tên kém, đổi tên hàng loạt có thể giúp ích. Bạn luôn có thể học các mẹo chuyên nghiệp để đặt tên và tổ chức tệp trong Windows để giúp giữ cho các tệp của bạn được ngăn nắp.
5. Tự Động Hóa Quản Lý Tệp với Ứng Dụng Bên Thứ Ba
Các tiện ích tự động hóa có thể giúp bạn tổ chức tệp tốt hơn. Các ứng dụng như File Juggler có thể được tùy chỉnh để theo dõi các thay đổi trong thư mục của bạn và thực hiện hành động dựa trên các quy tắc đã xác định. Ví dụ, bạn có thể cấu hình nó để di chuyển và đổi tên tệp dựa trên nội dung của tệp PDF, tổ chức tệp dựa trên đặc điểm của chúng, sử dụng dữ liệu EXIF để lập danh mục ảnh và tổ chức các tệp đa phương tiện.
Các ứng dụng tự động hóa tệp xuất sắc khác cho Windows bao gồm PhotoMove, tổ chức ảnh bằng cách sử dụng siêu dữ liệu, và TagScanner, một công cụ mạnh mẽ để tổ chức và đổi tên các tệp đa phương tiện. Bạn cũng có thể tìm thấy nhiều ứng dụng tổ chức tệp tuyệt vời khác cho Windows.
6. Xóa Các Tệp Cũ và Không Dùng, Dọn Dẹp Thùng Rác
Các tệp cũ và không sử dụng chiếm không gian trên ổ cứng của bạn và làm phức tạp việc quản lý tệp. Nhiều tệp trong số này, bao gồm cả những tệp trong Thùng rác (Recycle Bin), hiếm khi được sử dụng nhưng lại chiếm một lượng đáng kể dung lượng.
Để dọn dẹp các tệp rác, hãy bắt đầu bằng cách dọn sạch Thùng rác của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ dọn dẹp ổ đĩa (Disk Cleanup) tích hợp sẵn để xóa các tệp tạm thời và tệp cài đặt Windows khỏi thư mục tải xuống.
Tiện ích Disk Cleanup đang chạy trên máy tính Windows 11, giúp người dùng dọn dẹp các tệp tin tạm thời và giải phóng dung lượng ổ đĩa.
Để được hướng dẫn, hãy kiểm tra danh sách các tệp và thư mục Windows mà bạn có thể xóa một cách an toàn để giải phóng không gian mà không gây rủi ro cho sự ổn định hệ thống. Nếu bạn vẫn cần thêm không gian, bạn có thể sử dụng các công cụ phân tích ổ đĩa của bên thứ ba để tìm hiểu xem những gì đang làm đầy ổ cứng của bạn.
7. Sử Dụng Nén Tệp Để Tiết Kiệm Không Gian và Giảm Lộn Xộn
Nếu việc xóa các tệp cũ không phải là một lựa chọn, việc nén chúng vào một kho lưu trữ có thể giúp dọn dẹp ổ đĩa lưu trữ của bạn trong khi vẫn duy trì cấu trúc tệp ban đầu. Nén tệp cũng là một cách hiệu quả để giảm việc sử dụng không gian đĩa mà không cần xóa các tệp và thư mục.
Windows 11 hỗ trợ nén cơ bản để tạo và giải nén các tệp zip, nhưng nó thiếu các tính năng nâng cao như mã hóa tệp và tương đối chậm hơn so với các lựa chọn thay thế của bên thứ ba. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng 7-Zip để tạo các kho lưu trữ tệp ZIP, RAR, TAR và GZIP cho các nhu cầu nén nâng cao hơn.
8. Tận Dụng Lưu Trữ Đám Mây Để Truy Cập Dữ Liệu An Toàn và Dễ Dàng
Lưu trữ đám mây có thể đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn bằng cách cung cấp quyền truy cập liền mạch vào các tệp trên nhiều thiết bị mà không cần chuyển thủ công. Bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa tài liệu trên PC Windows và tiếp tục ngay tại nơi bạn đã dừng lại trên một thiết bị khác bằng cách đăng nhập vào các dịch vụ như Microsoft 365 hoặc Google Drive.
Cài đặt ứng dụng OneDrive trên Windows 11, minh họa khả năng đồng bộ hóa và quản lý file trên nền tảng đám mây.
Nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp các công cụ để tổ chức tệp bằng các thư mục mã màu và gắn thẻ. Các công cụ này cũng cung cấp tính năng tìm kiếm mạnh mẽ hơn có thể tìm thấy tệp nhanh chóng bằng cách khớp từ khóa trong tên tệp và thậm chí trong nội dung tài liệu.
Nếu bạn chưa sử dụng lưu trữ đám mây, hãy xem các dịch vụ lưu trữ đám mây tốt nhất để sao lưu và chia sẻ tệp của bạn nhằm hợp lý hóa việc quản lý tệp của bạn.
Mặc dù không có một phương pháp nào phù hợp cho tất cả mọi người để giữ cho các tệp Windows của bạn được tổ chức, nhưng những mẹo này có thể giúp bạn giảm sự lộn xộn, cải thiện hiệu quả và tìm thấy những gì bạn cần nhanh hơn mà không làm gián đoạn quy trình làm việc hiện có của bạn. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!
