Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” (all-in-one productivity apps) thường được quảng cáo như là giải pháp toàn diện cho mọi vấn đề quản lý công việc và cuộc sống của bạn. Ý tưởng về một công cụ có thể tích hợp lịch, danh sách việc cần làm, ghi chú và nhiều tính năng khác nghe có vẻ vô cùng hấp dẫn trên lý thuyết. Người dùng mong đợi sự tiện lợi tối đa khi chỉ cần mở một ứng dụng duy nhất để sắp xếp mọi thứ. Tuy nhiên, trên thực tế, những công cụ này hiếm khi hoạt động hiệu quả như lời hứa hẹn, thậm chí còn gây ra nhiều phiền toái hơn. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích lý do tại sao các ứng dụng năng suất tích hợp này lại thường không đáp ứng được kỳ vọng của người dùng và làm giảm năng suất thay vì nâng cao nó.
1. Chúng Gây Cảm Giác Cồng Kềnh và Quá Tải Tính Năng
Khi sử dụng các ứng dụng năng suất “tất cả trong một”, bạn sẽ tiếp cận vô số tính năng. Các công cụ này thường tích hợp lịch, danh sách việc cần làm, chức năng ghi chú và nhiều tiện ích khác. Ban đầu, bạn có thể cảm thấy như mình đã tìm thấy “chén thánh” của quản lý dự án, cho đến khi bạn bắt đầu thực sự sử dụng (hoặc cố gắng sử dụng) chúng.
Nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có giao diện lộn xộn, đặc biệt nếu chúng là sản phẩm mới và chưa có đủ thời gian để cải tiến trải nghiệm người dùng. Bảng điều khiển cảm thấy cồng kềnh, và việc điều hướng có thể khó khăn hơn mức cần thiết. Điều này khiến người dùng mất nhiều thời gian để tìm kiếm và làm quen với các chức năng, thay vì tập trung vào công việc chính.
Cài đặt cộng tác tài liệu trong Spike
Ngay cả một số ứng dụng năng suất “tất cả trong một” đơn giản hơn cũng có thể trở nên cồng kềnh khi chúng có quá nhiều tính năng. Chúng đã đủ khó chịu khi sử dụng trên máy tính để bàn, nhưng ứng dụng di động của chúng thường còn gây phiền toái hơn. Do đó, nếu bạn muốn theo dõi công việc của mình khi đang di chuyển, bạn có thể sẽ cảm thấy thất vọng vì trải nghiệm không tối ưu.
2. Sự Choáng Ngợp và Áp Lực “Sử Dụng Hết Tính Năng”
Một điều mà nhiều người hiểu sai về năng suất là họ cố gắng làm cho nó trở nên quá phức tạp. Một số người (và nhà phát triển ứng dụng) đáng buồn thay lại nghĩ rằng càng nhiều tính năng thì một ứng dụng càng tốt. Tuy nhiên, điều xảy ra trên thực tế lại hoàn toàn ngược lại. Thay vì trở thành một “thần năng suất”, bạn có thể trở nên choáng ngợp và kiệt sức trong nhiều trường hợp.
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường gây choáng ngợp, và việc biết bắt đầu từ đâu đôi khi là một cuộc đấu tranh. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cảm thấy cần phải sử dụng mọi tính năng, điều này dẫn đến việc ít công việc thực tế được hoàn thành hơn và nhiều công việc “bảo trì” vô nghĩa hơn. Áp lực phải tận dụng tối đa mọi chức năng vô tình tạo ra gánh nặng tâm lý.
Notion là một ví dụ điển hình về điều này. Mặc dù tôi rất thích sử dụng Notion để ghi chú (mặc dù đôi khi nó có thể quá mức cần thiết), tôi không còn dùng công cụ này để tổ chức cuộc sống cá nhân nữa. Quá thường xuyên, tôi cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi loại mẫu, dẫn đến việc dành quá nhiều thời gian để “thiết lập” thay vì “làm”. Một số công cụ email có tính năng năng suất, như Spike, cũng mang lại hiệu ứng tương tự. Việc mở một ứng dụng và bị “tấn công” bởi hàng loạt tính năng mới hiếm khi dẫn đến bất kỳ năng suất thực tế nào, và kết quả là tôi thà không sử dụng chúng. Nếu có thể tùy chỉnh ứng dụng để loại bỏ một số tính năng, đó sẽ là một câu chuyện khác.
3. Độ Tin Cậy Thấp và Rủi Ro Duy Trì Dài Hạn
Là một người đã hoạt động trong lĩnh vực công nghệ và viết về các ứng dụng trong vài năm, tôi đã chứng kiến rất nhiều sự chuyển đổi. Tôi cũng đã thấy nhiều ứng dụng đến và đi, và tôi rất hoài nghi về bất kỳ xu hướng hay công cụ mới nào chưa vượt qua được thử thách của thời gian. Cơn sốt AI cuối năm 2022 và đầu năm 2023 là một ví dụ; tôi đã thử vô số ứng dụng mà giờ đây không còn tồn tại nữa.
Theo ý kiến của tôi, nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” mới không đủ ổn định để sử dụng lâu dài. Tôi không thể tin tưởng một công cụ tuyên bố sẽ giải quyết mọi vấn đề của mình nhưng lại có nguy cơ cao sẽ không còn tồn tại hoặc nhận được cập nhật khi nguồn vốn đầu tư mạo hiểm cạn kiệt. Ngay cả khi tôi vẫn có thể sử dụng công cụ đó về mặt kỹ thuật, tôi không muốn tự đặt mình vào một trong những nguồn malware phổ biến nhất nếu ứng dụng không được duy trì.
Trước khi tôi sử dụng thường xuyên bất kỳ công cụ nào, chứ đừng nói đến phần mềm năng suất, nó phải tồn tại ít nhất 4-5 năm. Lý tưởng nhất, tôi muốn nó đã có lợi nhuận vào thời điểm tôi bắt đầu sử dụng. Bằng cách đó, tôi biết rằng nó ít có khả năng biến mất khi tôi bắt đầu làm quen với tất cả các tính năng.
Cùng với việc không chắc chắn liệu chúng có tồn tại lâu dài hay không, các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường quá không đáng tin cậy khi tôi sử dụng chúng. Ví dụ, tôi thường xuyên gặp lỗi ứng dụng bị treo (crash) nhiều hơn so với các ứng dụng chuyên biệt. Hơn nữa, tôi đã gặp các trường hợp thông tin của mình không được đồng bộ hóa hoặc đã bị xóa hoàn toàn. Một sự khó chịu khác mà tôi thường gặp là tài khoản của tôi thường xuyên bị đăng xuất, và tôi cần đăng nhập mỗi khi mở ứng dụng. Nếu tôi đang cố gắng lên kế hoạch cho ngày của mình, việc phải đăng nhập liên tục là điều cuối cùng tôi muốn làm.
4. Áp Lực Xây Dựng “Hệ Thống Hoàn Hảo”
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có một loạt tính năng hấp dẫn khiến người dùng khó lòng không sử dụng một số trong số đó. Bên cạnh việc ghi chú, lịch và danh sách việc cần làm, bạn có thể làm cho các tác vụ của mình trông đẹp mắt với biểu đồ Gantt hay bảng Kanban đẹp mắt. Mặc dù điều này nghe có vẻ tuyệt vời trên lý thuyết, bạn thường sẽ làm ít việc hơn nếu giữ mọi thứ đơn giản.
Plugin Kanban để quản lý tác vụ trực quan trong Obsidian
Khi sử dụng các công cụ này, bạn thường sẽ cảm thấy cần phải có một “hệ thống hoàn hảo”. Trừ khi bạn đã tối ưu hóa hoàn hảo các tác vụ của mình và sử dụng cách phối màu lý tưởng, bạn có thể cảm thấy như việc thực hiện các tác vụ bạn đã liệt kê là một sự lãng phí thời gian. Áp lực này khiến bạn dành quá nhiều thời gian vào việc thiết kế hệ thống thay vì thực sự bắt tay vào làm việc.
Bạn có thể tạo ra hệ thống hoàn hảo một vài lần, nhưng cuối cùng, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi vì phải duy trì nó. Đôi khi, bạn sẽ có những tháng khó khăn hơn, và đến một lúc nào đó, bạn có thể tự hỏi liệu mình có cần quá nhiều tính năng hay không. Giữ mọi thứ đơn giản và thực hiện công việc là một trong những chiến thuật năng suất tốt nhất; nhiều phương pháp thay thế khác bị đánh giá quá cao.
5. Có Thể Đạt Kết Quả Tương Tự Với Các Ứng Dụng Đơn Giản Hơn
Mặc dù bạn nên cố gắng tránh chuyển đổi ngữ cảnh (context-switching) nhiều nhất có thể, bạn vẫn thường có thể đạt được kết quả năng suất tuyệt vời với các ứng dụng đơn giản. Thay vì sử dụng một công cụ năng suất “tất cả trong một”, hãy cân nhắc sử dụng các ứng dụng chuyên biệt cho từng mục đích:
- Để quản lý danh sách việc cần làm (to-do lists): Hãy dùng Todoist hoặc Things 3. Thậm chí, việc sử dụng danh sách việc cần làm bằng giấy đôi khi còn hiệu quả hơn đối với một số người.
- Để quản lý thời gian và lịch trình: Google Calendar hoặc Apple Calendar là những lựa chọn đáng tin cậy và dễ sử dụng.
- Để lập kế hoạch thời hạn dài hạn: Asana là một công cụ mạnh mẽ, được thiết kế chuyên biệt cho quản lý dự án và nhóm làm việc.
- Để ghi chú: Google Keep, Notion (nếu chỉ dùng cho ghi chú cơ bản), hoặc Apple Notes đều là những lựa chọn tuyệt vời, giúp bạn ghi lại ý tưởng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Trừ khi bạn đang làm điều gì đó thực sự chuyên biệt và yêu cầu tích hợp sâu rộng, bạn không cần quá nhiều công cụ khác. Bạn thường sẽ cảm thấy thư thái hơn sau khi chuyển sang một hệ thống dễ dàng hơn, cùng với việc thấy nó dễ duy trì hơn. Kết quả là, bạn sẽ có năng suất cao hơn về lâu dài.
Chặn thời gian làm việc sâu trong ứng dụng lịch
Mặc dù các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có thể phù hợp với một số người, nhưng chúng thường quá phức tạp đối với người dùng thông thường. Bạn không cần một công cụ làm mọi thứ, và trên thực tế, việc sử dụng một công cụ như vậy có thể khiến bạn choáng ngợp. Thay vào đó, bạn cần một hệ thống đơn giản mà bạn có thể kiên trì sử dụng và duy trì.
Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn về các ứng dụng năng suất trong phần bình luận dưới đây!
