Việc sao lưu email là một thói quen quan trọng mà nhiều người thường bỏ qua hoặc thực hiện không đúng cách. Cá nhân tôi cũng chỉ bắt đầu sao lưu email sau một lần suýt xóa nhầm toàn bộ dữ liệu quan trọng. Đáng tiếc, tôi đã mắc phải vô số sai lầm trong quá trình đó. Nếu bạn đang sao lưu email một cách cẩu thả—hoặc tệ hơn là không sao lưu chút nào—thì những sai lầm này có thể sẽ quay lại ám ảnh bạn, gây ra những thiệt hại không mong muốn.
1. Chần Chừ Quá Lâu Giữa Các Lần Sao Lưu
Việc lầm tưởng rằng email của bạn luôn an toàn trong hộp thư đến và liên tục trì hoãn việc sao lưu là một sai lầm phổ biến. Tuy nhiên, mọi thứ có thể trở nên tồi tệ bất cứ lúc nào. Chẳng hạn, bạn có thể bị khóa tài khoản Google của mình, hoặc vô tình xóa một hoặc nhiều email và tệp đính kèm quan trọng. Thực tế, tôi từng nghĩ mình có thể sao lưu email hàng tháng cho đến khi tôi đánh mất toàn bộ một chuỗi email quan trọng, một bài học đắt giá về việc trì hoãn.
Giao diện Google Takeout hướng dẫn xuất dữ liệu Gmail để sao lưu email
May mắn thay, việc hình thành thói quen sao lưu email hàng ngày hoặc hàng tuần khá dễ dàng. Các bước thực hiện sao lưu sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email của bạn. Tuy nhiên, đối với Gmail – một trong những nhà cung cấp email phổ biến nhất hiện nay – bạn có thể sử dụng Google Takeout để xuất dữ liệu của mình. Sau đó, bạn có thể lưu trữ dữ liệu này trên một ổ cứng gắn ngoài, dịch vụ đám mây, hoặc bất kỳ vị trí tương tự nào mà bạn dễ dàng truy cập.
2. Chỉ Sao Lưu Các Thư Mục Chọn Lọc
Việc chỉ sao lưu một số email hoặc email trong một thư mục cụ thể có vẻ là một ý tưởng hay, nhưng đôi khi điều này có thể phản tác dụng. Nhiều thông tin quan trọng có thể bị thất lạc trong các email ở những nơi bạn không nghĩ đến việc sao lưu, chẳng hạn như thư mục Quảng cáo (Promotions) hoặc Thư đã gửi (Sent Folder). Tôi đã học được điều này một cách khó khăn, và giờ đây tôi sao lưu mọi thứ.
Tất nhiên, chỉ có bạn mới có thể quyết định dữ liệu nào đáng để sao lưu. Nhưng một quy tắc tôi thường áp dụng là sao lưu dữ liệu quan trọng hai lần (một lần trên đám mây và một lần cục bộ), trong khi những thứ không quá quan trọng thì chỉ cần sao lưu một lần. Bạn cũng có thể chọn sao lưu tất cả các tệp lớn hơn hai lần, vì chúng thường là những tệp khó khôi phục nhất nếu bị mất. Đặc biệt, các tệp đính kèm như hợp đồng và tài liệu nhiều trang nên được ưu tiên để bạn luôn có quyền truy cập.
3. Bỏ Qua Việc Kiểm Tra Khả Năng Khôi Phục Của Bản Sao Lưu
Khi mới bắt đầu sao lưu dữ liệu, tôi đã không nhận ra rằng các tệp của mình đang được xuất không đúng cách. Tôi cứ đinh ninh rằng các tệp đã được tải xuống và sẵn sàng để sao lưu vào vị trí lưu trữ. Mãi đến khi tôi cố gắng khôi phục một số email đó, tôi mới nhận ra có điều gì đó không ổn.
May mắn thay, tôi đã phát hiện ra sai lầm này khá sớm và không làm mất đi bất kỳ dữ liệu quá quan trọng nào. Vì vậy, nếu bạn mới bắt đầu sao lưu email, hãy đảm bảo rằng bạn thường xuyên kiểm tra xem mình có thể khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu hay không. Hãy mở nội dung của các tệp sao lưu và kiểm tra xem mọi thứ có tải đúng cách và bạn có thể truy cập tất cả dữ liệu của mình hay không.
4. Phụ Thuộc Vào Một Vị Trí Sao Lưu Duy Nhất
Việc chỉ dựa vào một phương pháp sao lưu duy nhất là công thức dẫn đến thảm họa. Hãy thử nghĩ xem: bạn sẽ làm gì nếu tất cả bản sao lưu của bạn được lưu trữ trên máy tính xách tay và đột nhiên máy tính đó bị hỏng hoặc bị mất? Đó là loại tình huống mà bạn không muốn gặp phải, đặc biệt là khi bạn thực sự cần truy xuất một email cũ.
Ổ cứng gắn ngoài được kết nối với máy tính để lưu trữ bản sao lưu dữ liệu
Ngay cả những vị trí lưu trữ an toàn nhất cũng có thể gặp lỗi. Ổ cứng có thể bị hỏng, trong khi các dịch vụ đám mây có thể bị tấn công chẳng hạn. Đó là lý do tại sao tốt nhất bạn nên có bản sao lưu của mình ở ít nhất một vài nơi khác nhau. Lý tưởng nhất, bạn nên có một bản ở vị trí vật lý và một bản trên dịch vụ đám mây. Mặc dù đây là điều tôi cá nhân thực hiện, bạn cũng có thể áp dụng quy tắc 3-2-1, về cơ bản có nghĩa là:
- Bạn tạo ba bản sao của tất cả các email và tệp đính kèm quan trọng một cách thường xuyên.
- Bạn chọn hai loại vị trí lưu trữ để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu do lỗi phần cứng hoặc bất kỳ sự cố tài khoản/kết nối nào.
- Cuối cùng, một bản sao dữ liệu của bạn nên được gửi đến một vị trí vật lý ngoại tuyến.
5. Để Bản Sao Lưu Không Được Mã Hóa
Bất kỳ loại dữ liệu nào bạn sao lưu đều nên được mã hóa để bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép. Tôi thích giữ mọi thứ đơn giản, vì vậy tôi đã không mã hóa bản sao lưu email của mình trong một thời gian dài. Nhưng nếu bạn đang xử lý thông tin nhạy cảm, đây không phải là điều bạn nên trì hoãn. Điều này có vẻ là một bước không cần thiết, nhưng nó có thể giúp bảo vệ dữ liệu của bạn rất nhiều nếu ai đó cố gắng truy cập các tệp của bạn.
Nếu bạn quyết định mã hóa dữ liệu, hãy đảm bảo lưu trữ các khóa mã hóa ở một nơi an toàn và tách biệt khỏi bản sao lưu để bạn không làm mất nó. Hãy nhớ rằng, nếu không có khóa, dữ liệu của bạn coi như đã mất.
Tôi từng nghĩ rằng mình không bao giờ phải sao lưu email vì chúng đã an toàn trong hộp thư đến, và tôi không muốn làm phức tạp mọi thứ. Mãi đến khi tôi bắt đầu sao lưu email, tôi mới nhận ra rằng việc này thực ra không hề khó chút nào. Sự an tâm khi biết rằng mình có thể truy cập bất kỳ email hoặc tệp đính kèm nào vào bất cứ lúc nào hoàn toàn xứng đáng với công sức bỏ ra. Nếu bạn đang trì hoãn việc sao lưu email, hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác, hãy làm quen với các bí quyết sao lưu nhanh chóng để bạn có thể duy trì thói quen quan trọng này.
