Trong thế giới công nghệ hiện đại, nơi mỗi nhiệm vụ dường như đều đòi hỏi sự chú ý tức thì, chìa khóa để vượt qua sự ồn ào và đạt hiệu quả cao lại ẩn chứa trong một nguyên tắc tưởng chừng đơn giản: tuân thủ một quy tắc duy nhất, kiên định với nó và hành động. Với vai trò là một chuyên gia tại Doisongcongnghe.net, tôi đã ngừng suy nghĩ quá nhiều và bắt đầu thực thi – mỗi nhiệm vụ được ưu tiên một cách có chủ đích.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên: Định Nghĩa và Sức Mạnh Cốt Lõi
Quy tắc này vô cùng rõ ràng: Hãy tạo một danh sách các công việc được sắp xếp theo mức độ quan trọng, sau đó hoàn thành chúng theo đúng thứ tự đó mà không được bỏ qua bất kỳ mục nào.
Đây chính là quy tắc. Không có thủ thuật phức tạp, không cần hệ thống mã màu rườm rà, cũng không có những ứng dụng năng suất cao cấp liên tục gửi thông báo. Tôi gọi đây là Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên, và nó thực sự hiệu quả một cách đáng kinh ngạc trong việc quản lý công việc và tăng năng suất làm việc.
Bạn xác định điều gì quan trọng nhất, cam kết thực hiện theo thứ tự đó, và bắt đầu hành động. Không phải dựa trên tiêu chí nào nhanh nhất, dễ nhất hay thú vị nhất, mà dựa trên những gì khẩn cấp nhất, có thời hạn rõ ràng hoặc được yêu cầu bởi cấp trên hay đồng nghiệp. Đây chính là điểm mà hầu hết mọi người thường vấp ngã. Họ viết ra danh sách và ngay lập tức muốn nhảy việc. Nhiệm vụ số 1 có vẻ nặng nề, vì vậy họ chuyển sang Nhiệm vụ số 6 để có một “thắng lợi nhanh”, theo đuổi cảm giác dopamine và tự thuyết phục bản thân rằng mình đang làm việc hiệu quả.
Hình ảnh tượng trưng hai bộ não cạnh nhau, minh họa sự phân tán và quá tải thông tin khi cố gắng làm việc đa nhiệm.
Đáng tiếc, đây không phải là hiệu suất thực sự. Dự án “khẩn cấp” mà sếp đã nhắc đến hai lần vào tuần trước? Vẫn chưa được động đến. Công việc quan trọng cần hoàn thành vào buổi trưa? Bị bỏ qua trong khi bạn đang dọn dẹp hộp thư đến hoặc chỉnh sửa slide của ngày hôm qua.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên chấm dứt tình trạng này, không sắp xếp lại, không thỏa hiệp. Bạn làm nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên, sau đó đến nhiệm vụ thứ hai, rồi thứ ba – luôn theo đúng thứ tự. Phương pháp này không hào nhoáng, và chắc chắn sẽ không mang lại cho bạn ảo giác về sự tiến bộ tức thời. Với Quy Tắc này, bạn sẽ không thể gạch bỏ năm mục dễ dàng liên tiếp, nhưng bạn sẽ nhận thấy những kết quả có ý nghĩa thực sự. Các dự án được hoàn thành, ưu tiên luôn rõ ràng, và bạn sẽ ngừng lãng phí năng lượng để quyết định nên làm gì mỗi vài phút.
Cách Lập Danh Sách và Trao Quyền Ưu Tiên Tuyệt Đối
Bạn không thể tuân theo một hệ thống không tồn tại. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê mọi nhiệm vụ đang có trong đầu bạn – dù nhỏ, lớn, đang dang dở, hay chỉ là những ý tưởng. Ghi xuống tất cả mọi thứ bạn có thể nghĩ ra. Đừng lo lắng về việc phân loại vội, hãy xem đây như việc bạn đang bày ra các công cụ trước khi bắt tay vào xây dựng.
Ảnh chụp màn hình một danh sách công việc chung, minh họa bước đầu tiên của Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên là liệt kê mọi nhiệm vụ.
Khi danh sách đã hoàn thành, hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Không phải bằng việc nào trông thú vị hơn hay việc nào sẽ gây ấn tượng với người khác, mà bằng mức độ khẩn cấp và mức độ liên quan. Tránh dán nhãn “ưu tiên cao” cho mọi thứ, vì điều đó không thực sự giúp bạn ưu tiên được tầm quan trọng của các nhiệm vụ. Đây là một cách tiếp cận thực tế, không phải cảm tính.
Tôi thường tự hỏi bản thân những câu này: Việc gì cần được hoàn thành trước tiên vì có người khác đang chờ? Nhiệm vụ nào, nếu bị trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất? Những nhiệm vụ hiện lên trong đầu bạn khi trả lời các câu hỏi này chính là những nhiệm vụ thuộc hàng đầu. Nếu tôi không chắc liệu Nhiệm vụ A hay Nhiệm vụ B quan trọng hơn, tôi luôn hỏi. Một tin nhắn nhanh đến người quản lý có thể giúp tôi tiết kiệm hàng ngày làm việc lãng phí.
Ảnh chụp màn hình một danh sách công việc đã được sắp xếp rõ ràng theo mức độ quan trọng và ưu tiên.
Khi danh sách đã được hoàn thiện, thử thách thực sự mới bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không tạo danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân thủ nó đúng cách. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng sau đó những lời bào chữa bắt đầu len lỏi: “Nhiệm vụ số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút”, hoặc “Tôi không có tâm trạng làm Nhiệm vụ số 1 lúc này, hãy làm Nhiệm vụ số 5 trước.” Họ nhảy việc và chọn những mục dễ hơn, rơi vào những sai lầm phổ biến trong quản lý thời gian.
Đây là một cái bẫy tự tạo. Mỗi lần đi chệch hướng đều đánh đổi hiệu quả lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến lên một cách thực sự hiệu quả. Nếu bạn đã bỏ công sức để ưu tiên, hãy tin tưởng vào công sức đó. Đừng liên tục quyết định lại cả ngày của bạn mỗi 15 phút; Nhiệm vụ số 1 nghĩa là bắt đầu với Nhiệm vụ số 1. Hãy cam kết hoàn thành chúng theo thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự đã viết. Bộ não của bạn sẽ cố gắng đàm phán lại, đừng để nó ảnh hưởng đến bạn.
Ưu Tiên Không Phải Đoán Mò, Mà Là Giao Tiếp Rõ Ràng
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ cá nhân – bạn ngồi với suy nghĩ của riêng mình, đưa ra một quyết định quản lý và tự mình tiến lên. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng nhiều người trong chúng ta đã từng bị sếp khiển trách vì dành hai ngày cho một việc có thể chờ thêm một tuần.
Bước này rất cần thiết: nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đây là một phần quan trọng của việc tuân thủ Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên.
Quy tắc này hoạt động tốt nhất khi đi kèm với giao tiếp rõ ràng. Nếu bạn từng nghi ngờ nhiệm vụ nào quan trọng hơn, hãy hỏi ngay. Gửi một tin nhắn nhanh cho trưởng nhóm hoặc người quản lý của bạn, nói điều gì đó như: “Hôm nay tôi có Nhiệm vụ A và B cần hoàn thành, anh/chị muốn tôi giải quyết việc nào trước?”
Nếu người quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm sự hướng dẫn từ một đồng nghiệp hoặc trưởng nhóm đáng tin cậy – và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn phải chờ đợi ý kiến, tốt hơn là nên tiến lên một cách thận trọng hơn là trì hoãn. Hãy hỏi ai đó quen thuộc với dự án để lấy góc nhìn của họ, và ghi lại ngắn gọn những gì bạn đã quyết định, lý do tại sao và khi nào bạn đã liên hệ.
Không có người quản lý hợp lý nào sẽ khiển trách bạn vì đã tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết đều đánh giá cao cách tiếp cận chủ động. Thà dành 60 giây để hỏi ý kiến còn hơn là mất hàng giờ để khắc phục một sai lầm do đoán mò.
Loại Bỏ Quyết Định Dựa Trên Tâm Trạng
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng nhất đối với sự nhất quán trong công việc. Bạn tỉnh táo hơn vào buổi sáng, thích giao tiếp hơn sau bữa trưa, và cạn kiệt năng lượng vào giữa buổi chiều. Chẳng mấy chốc, thứ tự công việc của bạn lại dựa trên cảm giác của bạn, chứ không phải điều gì quan trọng. Đó là cách mà cả tuần làm việc biến mất một cách vô ích. Bạn lãng phí năng lượng sắp xếp lại công việc để phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo đúng ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua các nhiệm vụ khó khăn vì họ quá mất tập trung hoặc đang có dấu hiệu kiệt sức. Thay vì tuân theo một danh sách ưu tiên, họ lại tìm kiếm các lối tắt phù hợp với tâm trạng hiện tại của mình.
Quy tắc này đảo ngược hoàn toàn điều đó. Thay vì uốn nắn danh sách nhiệm vụ của bạn để phù hợp với trạng thái của bạn, bạn hãy làm điều ngược lại: quản lý trạng thái của bạn để đáp ứng các yêu cầu của danh sách.
Trong trường hợp của tôi, điều đó có thể có nghĩa là tôi sắp xếp công việc khó nhất vào thời điểm tôi tập trung cao độ nhất, hoặc nghỉ giải lao ngắn để nạp lại năng lượng trước một nhiệm vụ cần sự tập trung cao. Tôi thường uống nước, vươn vai, điều tiết mắt, ra ngoài đi bộ nhanh vài bước – bất cứ điều gì giúp tôi sẵn sàng hành động. Dù tôi làm gì đi nữa, tôi sẽ không sắp xếp lại hay bỏ qua nhiệm vụ.
Hãy nghỉ giải lao ngắn giữa mỗi nhiệm vụ, không chỉ trong những khoảng thời gian làm việc dài. Những khoảng dừng ngắn, dù chỉ một hoặc hai phút, cũng giúp bạn làm mới sự tập trung. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất của bạn bằng cách ngăn ngừa mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Danh sách vẫn bất biến; tâm trạng của bạn là biến số mà bạn cần kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm khi nhận ra điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không tự nghi ngờ, chỉ là sự tiến bộ ổn định.
Đà Tiến Vượt Trội Hơn Động Lực
Mặc dù có nhiều cách để tăng động lực làm việc, nhưng nó có thể biến động đáng kể. Nếu bạn phụ thuộc vào động lực như yếu tố thúc đẩy chính, hiệu suất của bạn sẽ không đều và không đáng tin cậy. Thay vào đó, Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên tự xây dựng dựa trên đà tiến.
Đà tiến không phụ thuộc vào cảm giác của bạn, nó được tạo ra bằng cách bắt đầu và hoàn thành từng nhiệm vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục có ưu tiên cao – dù khó khăn đến mấy – chiến thắng đó sẽ tích lũy. Bởi vì bạn đã và đang tiến về phía trước, nhiệm vụ tiếp theo đột nhiên có vẻ dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn ảo giác về sự tiến bộ. Thật dễ dàng để tự lừa dối bản thân rằng bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách gạch bỏ một vài nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nếu không có nhiệm vụ nào trong số đó thực sự tạo ra sự thay đổi lớn, bạn chưa đạt được tiến bộ thực sự. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác dễ chịu trong khoảnh khắc đó.
Hình ảnh một người đang ghi chép các nhiệm vụ vào sổ tay, thể hiện hành động tạo danh sách và bắt đầu xây dựng đà tiến trong công việc.
Theo kinh nghiệm của tôi, đà tiến đến từ năng suất. Ngay cả khi tôi chỉ hoàn thành một nhiệm vụ trong một ngày, tôi vẫn có thể tạo ra một chuyển động tiến lên có ý nghĩa. Kiểu tiến bộ đó cho phép tôi xây dựng sự tự tin, tạo ra kết quả tích lũy và giành được sự tin tưởng trong công việc.
Hãy quên đi sự hài lòng phù du từ những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng tới đà tiến bền vững đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Một khi bạn đã bắt đầu guồng quay, việc tuân theo danh sách sẽ trở nên thỏa mãn hơn rất nhiều.
Khi Bạn Lạc Khỏi Lộ Trình, Hãy Bắt Đầu Lại
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như tôi đã từng nhiều lần. Cuối cùng, bạn sẽ lại bị chi phối bởi tâm trạng, bị phân tâm bởi những yêu cầu khẩn cấp, hoặc bỏ qua hoàn toàn Quy tắc. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi đi chệch hướng.
Đừng lấy thất bại làm lý do để loại bỏ hệ thống của bạn, hãy dùng nó làm bằng chứng cho thấy tại sao Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên lại quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi chệch hướng hoặc sắp xếp lại danh sách, hãy dừng lại, hít một hơi thật sâu, quay lại danh sách của bạn và cam kết lại với thứ tự đã định.
Không có gì đáng xấu hổ khi bắt đầu lại và không cần phải hoảng loạn, bạn không cần phải tạo một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn chỉ cần tin tưởng vào kế hoạch đã có hiệu quả và luyện tập để tuân thủ nó.
Một người đàn ông đang làm việc trên máy tính xách tay với đồng hồ hẹn giờ Pomodoro và các công cụ quản lý thời gian khác, minh họa việc áp dụng đa dạng phương pháp nâng cao năng suất.
Với Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy biến việc tạo danh sách, thiết lập thứ tự và thực hiện từng mục một mà không thỏa hiệp thành một thói quen. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy sự rõ ràng thay thế sự hỗn loạn nhanh chóng đến mức nào.
Hãy áp dụng Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên và chia sẻ trải nghiệm của bạn với chúng tôi trong phần bình luận nhé!
