Google Drive đã trở thành công cụ lưu trữ không thể thiếu cho cả công việc và đời sống cá nhân của hàng triệu người dùng Việt Nam. Tuy nhiên, theo thời gian, lượng dữ liệu tích lũy có thể khiến không gian lưu trữ của bạn trở nên lộn xộn và đầy ắp, dẫn đến những khó khăn trong việc quản lý. Bạn đang đau đầu tìm cách giải phóng dung lượng để tránh phải nâng cấp gói lưu trữ? Đừng lo lắng! Bài viết này từ doisongcongnghe.net sẽ hướng dẫn bạn những mẹo hiệu quả để dọn dẹp Google Drive, giúp bạn lấy lại không gian lưu trữ quý giá một cách dễ dàng.
1. Sắp xếp theo “Lần mở cuối cùng” và xóa các tệp cũ
Nếu bạn chưa từng dọn dẹp Google Drive trong nhiều năm, đây là phương pháp đầu tiên và hiệu quả nhất để bắt đầu. Hãy áp dụng quy tắc tương tự như khi bạn dọn tủ quần áo: bất cứ thứ gì bạn chưa sử dụng trong hơn một năm có thể sẽ không được dùng đến nữa, và nếu đã hơn hai năm, khả năng cao là bạn không cần chúng.
Để thực hiện, hãy truy cập vào Drive của tôi (My Drive) và thay đổi thứ tự sắp xếp thành Lần mở cuối cùng (Last Opened). Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy rất nhiều tài liệu không có tiêu đề hoặc đã lâu không được động đến. Hãy chọn và xóa những tệp này. Việc thực hiện định kỳ thói quen này có thể giúp bạn không cần phải trả thêm phí cho dung lượng Google Drive.
Google Drive không yêu cầu xác nhận khi bạn xóa các tệp và thư mục đã chọn. Vì vậy, nếu không chắc chắn, hãy kiểm tra kỹ từng mục để đảm bảo rằng bạn sẽ không cần chúng nữa.
2. Dọn dẹp dựa trên “Lần sửa đổi cuối cùng”
Việc xóa các tệp và thư mục đã không được sử dụng trong nhiều năm là một cách để giải phóng dung lượng Google Drive. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể mở lại một tệp cũ nhưng sau đó không còn cần đến nữa. Để đảm bảo bao quát tất cả các trường hợp, bạn cũng nên sắp xếp tài liệu của mình theo Lần sửa đổi cuối cùng bởi tôi (Last modified by me).
Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các tài liệu đã được mở trong vài năm gần đây nhưng hiện tại không còn liên quan. Tương tự như cách trên, hãy chọn và xóa những nội dung không cần thiết này để giải phóng thêm không gian.
3. Xóa ảnh và video
Giải phóng dung lượng trong Google Photos là một trong những cách dễ nhất để dọn dẹp bộ nhớ Google Drive của bạn. Nếu bạn đã chuyển sang sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây khác cho ảnh của mình, việc xóa toàn bộ hình ảnh và video trong Google Drive sẽ giúp giải phóng đáng kể dung lượng.
Để lọc theo ảnh, hãy nhấp vào biểu tượng bộ lọc và chọn Ảnh và hình ảnh (Photos & images). Sau đó, bạn có thể chuyển bất kỳ nội dung nào muốn giữ sang dịch vụ lưu trữ khác trước khi di chuyển chúng vào thư mục thùng rác.
Sắp xếp Google Drive theo ảnh để xóa bớt dung lượng
Bạn có thể làm tương tự với video bằng cách chọn Video từ menu thả xuống. Lưu ý rằng bạn chỉ có thể xóa ảnh và video mà bạn có quyền truy cập đầy đủ. Mẹo này sẽ không hiệu quả với các tệp được chia sẻ mà bạn không phải là chủ sở hữu.
4. Tìm kiếm bằng từ khóa cho các tài liệu không còn sử dụng
Người dùng thường sử dụng các tiêu đề tương tự cho những tài liệu chỉ dùng một vài lần rồi không bao giờ xem lại. Để giải phóng không gian trên Google Drive, bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm. Ví dụ, nếu bạn đã chuyển sang dùng danh sách việc cần làm (to-do lists) bằng giấy và không còn cần đến các bản kỹ thuật số, hãy tìm kiếm “to-do lists” trong thanh tìm kiếm của Drive.
Mặc dù có thể bạn sẽ cần phải xem xét kỹ lưỡng các kết quả, nhưng phương pháp này giúp bạn tìm và xóa các tài liệu không cần thiết một cách hiệu quả. Tiếp theo, hãy thử tìm kiếm các tài liệu “không có tiêu đề” (untitled documents). Nếu chúng đủ quan trọng, chắc chắn bạn đã đặt một cái tên dễ nhớ hơn. Việc tìm kiếm bằng từ khóa giúp bạn không bỏ sót bất kỳ tệp nào có thể không hiển thị khi sắp xếp theo lần mở hoặc sửa đổi cuối cùng.
5. Sử dụng tính năng “Dọn dẹp các mục được đề xuất”
Google Drive có một tính năng tiện lợi giúp tìm các mục mà nó cho rằng bạn nên xóa. Bằng cách sử dụng tính năng này, bạn có thể loại bỏ rất nhiều công việc thủ công không cần thiết. Tính năng này cho phép bạn sắp xếp các mục theo kích thước tệp, rất lý tưởng để xóa các tệp chiếm nhiều không gian mà bạn không còn cần đến.
Tính năng dọn dẹp không gian lưu trữ trên Google Drive
Sau khi nhấp vào Dọn dẹp không gian (Clean up space), bạn sẽ có thêm nhiều tùy chọn để loại bỏ những thứ không cần thiết. Tại đây, bạn có thể xóa email có tệp đính kèm lớn, thư rác và thậm chí chọn dịch vụ cụ thể mà bạn muốn dọn dẹp.
Việc dọn dẹp Google Drive thực tế khá đơn giản và nên được thực hiện thường xuyên, không chỉ bốn năm một lần. Với các tính năng như dọn dẹp các mục được đề xuất và các công cụ lọc xuất sắc, bạn có thể dễ dàng tìm thấy và loại bỏ rất nhiều mục không cần thiết khỏi Drive của mình. Hãy thử áp dụng các mẹo này và chia sẻ kinh nghiệm của bạn dưới phần bình luận nhé!
