Trong thế giới hiện đại đầy bận rộn, việc tìm kiếm một công cụ tổ chức hiệu quả có thể thay đổi đáng kể cách chúng ta quản lý cuộc sống và công việc. Đối với tôi, Notion không chỉ là một ứng dụng ghi chú đơn thuần; nó là trung tâm điều khiển cá nhân, giúp tôi kiểm soát gần như mọi khía cạnh từ công việc chuyên môn đến các kế hoạch cá nhân. Từ việc theo dõi các dự án phức tạp đến quản lý tài chính hay danh sách mua sắm hằng ngày, Notion đã chứng tỏ là một trợ thủ đắc lực, mang lại sự sắp xếp và rõ ràng hiếm có. Bài viết này sẽ chia sẻ những cách tôi đã ứng dụng Notion để tối ưu hóa việc tổ chức cuộc sống và công việc một cách hiệu quả, giúp bạn khai thác tối đa tiềm năng của công cụ mạnh mẽ này.
1. Trang Riêng Biệt cho Từng Lĩnh Vực Cần Sắp Xếp
Nguyên tắc đầu tiên của tôi khi tổ chức bất cứ điều gì trong Notion là tách biệt các mục vào các trang riêng lẻ. Tôi tạo các trang riêng biệt cho công việc và cuộc sống cá nhân, sau đó lồng ghép các trang con bên trong để phân loại từng nhiệm vụ cụ thể. Điều này không chỉ giúp tôi quản lý thông tin một cách ngăn nắp mà còn tăng cường khả năng tìm kiếm và truy cập nhanh chóng.
Chẳng hạn, tôi có một trang riêng dành cho việc lập kế hoạch tài chính, với các trang con chuyên biệt để theo dõi thu nhập, chi tiêu, các khoản mua sắm lớn, tiết kiệm và đầu tư. Nguyên tắc này cũng được áp dụng tương tự cho công việc. Là một nhà báo, nhà văn và lập trình viên, tôi thường đồng thời xử lý nhiều dự án khác nhau. Việc có các trang chuyên dụng cho phép tôi theo dõi từng loại công việc một cách riêng biệt và có hệ thống.
Tổ chức các trang riêng biệt trong Notion để quản lý công việc và cuộc sống cá nhân hiệu quả
Trong những tình huống thường xuyên như lên kế hoạch ngân sách hàng tháng, cấu trúc phân trang này trở thành một công cụ tiết kiệm thời gian khổng lồ. Thay vì phải lục lọi qua các sao kê ngân hàng rắc rối, email, tin nhắn và các bảng tính Excel để theo dõi các khoản tiền lớn, tôi có thể tổ chức tất cả một cách gọn gàng trong các trang Notion. Mặc dù Notion có khả năng theo dõi mọi thứ trên một trang duy nhất, nhưng việc áp dụng cấu trúc phân cấp trang lồng ghép này cho phép tôi tìm chính xác những gì mình cần mà không phải cuộn qua hàng loạt thông tin không liên quan.
2. Checklists – Công Cụ Ghi Chú Nhanh Chóng và Hiệu Quả
Khối “To-do list” trong Notion cho phép bạn tạo các danh sách kiểm tra có thể bật/tắt để ghi chú nhanh các nhiệm vụ. Một danh sách việc cần làm thường là bước đầu tiên mỗi khi tôi cần bắt đầu theo dõi điều gì đó mới hoặc đưa thông tin vào Notion. Tính năng này vô cùng hữu ích để ghi lại ý tưởng, nhiệm vụ tức thời mà không cần thiết lập phức tạp.
Các hộp kiểm (checkboxes) của Notion được xử lý giống như danh sách có dấu đầu dòng (bulleted lists), cho phép bạn tạo các hộp kiểm lồng ghép (hoặc dấu đầu dòng) trong mỗi mục. Với cách tiếp cận này, tôi có thể định nghĩa rõ ràng các nhiệm vụ của mình cùng bất kỳ yêu cầu, các bước, hoặc nhiệm vụ phụ liên quan một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể đặt nhắc nhở, nghĩa là nếu sử dụng khối này đúng cách, bạn có thể thay thế ứng dụng to-do chuyên dụng bằng Notion.
Lịch sử phiên bản trang Notion giúp theo dõi thay đổi và quản lý thông tin hiệu quả
Phần lớn các trang Notion của tôi đều có ít nhất một số loại danh sách kiểm tra. Ngoài việc theo dõi các mục việc cần làm hàng ngày, tôi sử dụng những checklist này cho mọi thứ, từ danh sách mua sắm hàng tạp hóa, theo dõi sách cần đọc, cho đến ghi lại tiến độ thiết lập văn phòng mới của mình. Tính linh hoạt này giúp việc tổ chức cuộc sống cá nhân trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Tuy nhiên, một điểm hạn chế so với các ứng dụng to-do chuyên dụng là khả năng ghim widget danh sách nhiệm vụ lên màn hình chính điện thoại. Notion có các widget trên Android và widget trang giúp bạn truy cập nhanh đến trang chứa danh sách của mình. Nhưng các ứng dụng như Microsoft To-Do cung cấp widget cho phép đánh dấu hoặc thêm nhiệm vụ mới ngay từ màn hình chính, mang lại trải nghiệm liền mạch hơn.
3. Cơ Sở Dữ Liệu (Databases) – Nền Tảng Quản Lý Công Việc & Dự Án Chuyên Nghiệp
Tôi sử dụng các cơ sở dữ liệu (databases) của Notion để theo dõi gần như mọi thứ. Chúng cho phép bạn tạo các thuộc tính riêng lẻ, sử dụng công thức và hỗ trợ các tự động hóa để đơn giản hóa công việc. Cơ sở dữ liệu Notion cũng có thể đồng bộ với các ứng dụng bên thứ ba như Asana, Jira hoặc GitHub, giúp việc theo dõi nhiệm vụ dễ dàng hơn trên các nền tảng khác nhau.
Mỗi mục riêng lẻ trong cơ sở dữ liệu Notion là một trang, nghĩa là bạn có thể tổ chức một lượng lớn thông tin trong một bảng duy nhất. Bạn cũng có thể tạo các chế độ xem tùy chỉnh (custom views) cho cơ sở dữ liệu của mình với các bộ lọc và sắp xếp cụ thể để dễ dàng phân loại nội dung. Và nếu bạn muốn kết nối dữ liệu giữa các bảng, thuộc tính “relation” của Notion cũng sẽ xử lý điều đó. Các cơ sở dữ liệu lớn với nhiều mục hoặc có nhiều cơ sở dữ liệu trên một trang có thể gây khó khăn trong việc điều hướng, vì vậy việc thiết lập các chế độ xem tùy chỉnh cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin liên quan mà có thể không nhìn thấy ngay lập tức.
Theo dõi chi tiêu cá nhân hiệu quả bằng database trong Notion
Khi thiết lập một cơ sở dữ liệu, bạn có tùy chọn thêm các thuộc tính khác nhau vào các cột. Có 21 thuộc tính khác nhau có sẵn cho cơ sở dữ liệu, bao gồm mọi thứ từ văn bản và số đơn giản đến công thức và nút chạy các tự động hóa cụ thể chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn thậm chí có thể tải lên tệp và hình ảnh vào cơ sở dữ liệu của mình để lưu trữ dễ dàng.
Hệ thống theo dõi của tôi tự động kéo các nhiệm vụ liên quan từ Asana ngay khi chúng được giao cho tôi. Sau khi nhập, tôi sử dụng các trang riêng lẻ để chứa nghiên cứu hoặc ghi chú cụ thể cho từng bài viết và các thuộc tính theo dõi riêng của tôi để chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành các phân đoạn nhỏ hơn.
Nếu bạn có nhiều cơ sở dữ liệu theo dõi nhiệm vụ trên các trang khác nhau, bạn có thể chuyển đổi các trình theo dõi nhiệm vụ này thành một cơ sở dữ liệu nhiệm vụ. Tất cả các nhiệm vụ được giao cho bạn sau đó sẽ hiển thị dưới phần “My tasks” trên trang chủ Notion của bạn. Hãy nhớ rằng các cơ sở dữ liệu nhiệm vụ phải có thuộc tính Status, Assignee và Due date, vì vậy hãy đảm bảo thêm chúng nếu bạn chưa có.
Bạn phải nâng cấp lên ít nhất gói đăng ký Notion Plus để sử dụng cơ sở dữ liệu hiệu quả, nhưng các tính năng bổ sung hoàn toàn xứng đáng với chi phí. Với tất cả thời gian mà ứng dụng này tiết kiệm cho tôi, phí đăng ký Notion của tôi tự bù đắp mỗi tháng.
4. Đánh Dấu Trạng Thái Công Việc Bằng Màu Sắc Văn Bản
Notion cung cấp một số tùy chọn định dạng văn bản cơ bản, bao gồm in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, cũng như màu nền và màu văn bản. Nếu bạn cần nghĩ ra một hệ thống theo dõi nhanh chóng, tôi khuyên bạn nên sử dụng màu sắc để chỉ ra trạng thái nhiệm vụ.
Một trong những hệ thống quản lý nhiệm vụ trước đây của tôi đã sử dụng màu sắc văn bản để theo dõi các ý tưởng. Khi tôi đã có một danh sách việc cần làm với các ý tưởng tiềm năng, tôi tô màu văn bản bằng các màu khác nhau để chỉ ra tiến độ của từng ý tưởng.
Tùy chọn màu văn bản và nền trong Notion giúp phân loại và đánh dấu trạng thái công việc
Các nhiệm vụ màu vàng cho biết một biên tập viên đang xem xét chúng, các nhiệm vụ màu xanh lá cây cho thấy chúng đã được chấp thuận và các nhiệm vụ màu đỏ có nghĩa là chúng đã bị từ chối. Khi tôi viết xong một bài báo, tôi chỉ cần đánh dấu vào ô to-do và chuyển sang bài tiếp theo.
Hệ thống này không chi tiết bằng hệ thống quản lý bài viết hiện tại của tôi, được xây dựng bằng cơ sở dữ liệu. Nhưng nếu bạn được giao một dự án mới và không có thời gian để quyết định cách xây dựng một hệ thống theo dõi có tổ chức tốt, văn bản được tô màu trong một danh sách việc cần làm có thể mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc.
5. Tích Hợp Google Calendar và Google Sheets Liền Mạch
Mặc dù Notion là một công cụ đa năng, nhưng nó không thể làm được mọi thứ. Đây là lúc các tích hợp của bên thứ ba phát huy tác dụng. Nhiều tích hợp Notion giúp tăng cường năng suất, và bạn luôn có thể nhúng nội dung web trong trường hợp một dịch vụ cụ thể không được hỗ trợ.
Tôi thực sự thích các cơ sở dữ liệu Notion, nhưng các công thức Notion không hoạt động giống như các công thức Excel hoặc Google Sheets. Trong những trường hợp như vậy, tôi tạo một bảng tính Google Sheets và nhập nó vào trang Notion liên quan.
Bạn chỉ cần sao chép liên kết chia sẻ từ Google Sheets và nhúng nó vào Notion bằng cách sử dụng khối “Embed”. Bạn sẽ có một bảng tính đầy đủ chức năng trong trang Notion của mình với cùng chức năng như trên ứng dụng web Google Sheets. Điều này giúp tôi duy trì các phép tính phức tạp hoặc các biểu đồ dữ liệu mà Notion chưa hỗ trợ mạnh mẽ.
Nhúng bảng tính Google Sheets trực tiếp vào trang Notion để quản lý dữ liệu phức tạp
Điều tương tự cũng áp dụng cho Google Calendar. Là một người dùng Android lâu năm, tôi đang hòa mình sâu sắc vào hệ sinh thái Google, vì vậy việc chuyển sang lịch của Notion không thực sự thực tế đối với tôi. Với chức năng nhúng, tôi có thể thêm lịch của mình vào bất kỳ trang Notion nào và nó sẽ hiển thị bất kỳ cuộc hẹn hoặc sự kiện mới nào mà tôi thêm từ ứng dụng lịch trên điện thoại của mình. Sự tích hợp này giúp đảm bảo mọi lịch trình cá nhân và công việc đều được đồng bộ hóa và dễ dàng truy cập từ một nơi duy nhất.
Notion là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, đặc biệt khi xem xét mức độ đơn giản của việc thiết lập. Bạn phải dành một chút thời gian để tìm hiểu tất cả các tính năng và các khối khác nhau, nhưng một khi bạn đã làm quen, bạn sẽ kiểm soát được mọi thứ, từ nhiệm vụ công việc quan trọng cho đến những buổi hẹn hò mà bạn suýt quên. Hãy bắt đầu khám phá và tự mình trải nghiệm sức mạnh của Notion trong việc tổ chức cuộc sống và công việc!
