Mỗi buổi sáng, tôi lại chứng kiến những email quan trọng bị chôn vùi dưới hàng tá thư quảng cáo. Trong khi hầu hết mọi người chỉ dựa vào các thư mục hoặc nhãn cơ bản, thì có một giải pháp mạnh mẽ hơn đang ẩn mình: các quy tắc lọc email theo tên miền. Điều đáng ngạc nhiên là rất ít người biết đến công cụ đắc lực này để quản lý hộp thư điện tử của mình một cách thông minh và hiệu quả hơn.
Bộ Lọc Email Theo Tên Miền Là Gì?
Bộ lọc email theo tên miền (Sender Domain Filter Rule) là một quy tắc tự động sắp xếp email dựa trên tên miền gửi đi – đó là tất cả những gì nằm sau ký tự @ trong địa chỉ email. Thay vì tạo các bộ lọc cho từng người gửi cụ thể, bạn đang tổ chức email theo toàn bộ công ty hoặc dịch vụ. Điều này giúp hệ thống tự động phân loại và xử lý thư một cách linh hoạt, giảm thiểu đáng kể thời gian bạn phải dành để quản lý email thủ công.
Hãy xem xét ví dụ này: khi Amazon gửi email cho bạn, thư có thể đến từ các địa chỉ như [email protected] hoặc [email protected], cùng với hàng chục địa chỉ khác. Việc tạo từng bộ lọc riêng lẻ cho mỗi địa chỉ sẽ rất tốn thời gian và công sức. Thay vào đó, một bộ lọc tên miền sẽ bắt tất cả các email này bằng cách nhắm mục tiêu vào @amazon.com, giúp bạn dễ dàng quản lý hàng loạt thư từ một nguồn duy nhất.
Phương pháp này cực kỳ hữu ích cho việc quản lý các bản tin, email công việc và thông báo mua sắm. Bạn có thể thiết lập và sử dụng các quy tắc này trong Outlook để tổ chức hộp thư đến, và hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email lớn đều cung cấp chức năng tương tự. Nhiều người thường bỏ qua tính năng mạnh mẽ này vì họ chỉ tập trung vào việc lọc các người gửi cụ thể. Tuy nhiên, khi bạn nhận ra rằng các công ty sử dụng nhiều địa chỉ email cho các mục đích khác nhau, bộ lọc tên miền đột nhiên trở nên cực kỳ hợp lý và thiết yếu.
Hướng Dẫn Thiết Lập Bộ Lọc Email Theo Tên Miền
Việc thiết lập bộ lọc tên miền chỉ mất vài phút, vì cả Gmail và Outlook đều cung cấp các công cụ tích hợp sẵn. Mặc dù mỗi nền tảng có những đặc điểm riêng, nhưng điểm mấu chốt là nhắm mục tiêu vào tên miền, chứ không phải các địa chỉ email riêng lẻ. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả thư từ một nguồn nhất định đều được xử lý theo cùng một quy tắc.
Thiết Lập Bộ Lọc Email Theo Tên Miền Trong Gmail
Gmail không có nút “lọc theo tên miền” chuyên dụng. Thay vào đó, bạn sử dụng các toán tử tìm kiếm mạnh mẽ trong công cụ tạo bộ lọc của nó. Đây là một cách giải quyết đơn giản nhưng hoạt động hoàn hảo khi đã thiết lập xong. Dưới đây là cách tôi thiết lập bộ lọc của mình:
- Nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở bên phải thanh tìm kiếm phía trên cùng. Thao tác này sẽ mở menu tìm kiếm nâng cao.
- Trong trường Từ (From), hãy nhập
*@tenmien.com. Dấu hoa thị (*) hoạt động như một ký tự đại diện cho bất kỳ người gửi nào thuộc tên miền đó, đảm bảo bộ lọc nhận diện được mọi địa chỉ. - Nhấp vào Tạo bộ lọc (Create filter) và chọn hành động cho các email này. Xóa chúng là lựa chọn ưu tiên của tôi đối với thư rác thực sự. Bạn cũng có thể áp dụng nhãn để phân loại chúng một cách gọn gàng.
- Đánh dấu vào ô Cũng áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp (Also apply filter to matching conversations) để dọn dẹp các email hiện có, sau đó nhấp vào Tạo bộ lọc (Create filter).
Dấu hoa thị trước ký tự @ là rất quan trọng vì nó báo cho Gmail biết rằng bạn muốn bắt tất cả các email từ tên miền đó. Nếu không có dấu này, bộ lọc sẽ không hoạt động đúng cách. Để tránh vô tình ẩn đi những email quan trọng, hãy kiểm tra các bộ lọc mới với một tên miền trước.
Theo thời gian, các quy tắc lỗi thời có thể gây cản trở hoặc lỗi cho ứng dụng email. Dưới đây là cách xóa chúng:
- Truy cập Cài đặt (Settings) bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng, sau đó chọn Xem tất cả cài đặt (See all settings).
- Nhấp vào Bộ lọc và địa chỉ bị chặn (Filters and blocked addresses), và tìm bộ lọc bạn muốn xóa từ danh sách.
- Nhấp vào nút Chỉnh sửa (Edit) hoặc Xóa (Delete) bên cạnh bộ lọc.
- Để xóa nhãn, di chuột qua tên nhãn ở thanh bên trái và nhấp vào Xóa nhãn (Remove label).
Gmail cho phép bạn kết hợp nhiều tên miền trong một bộ lọc. Chỉ cần tách chúng bằng toán tử HOẶC (OR) viết hoa, ví dụ: *@amazon.com HOẶC *@ebay.com. Tính năng này đã tỏ ra rất tiện lợi để quản lý tất cả email mua sắm của tôi chỉ trong một lần thiết lập.
Thiết Lập Bộ Lọc Email Theo Tên Miền Trong Outlook
Phiên bản trình duyệt của Outlook thường ẩn các quy tắc sâu hơn so với ứng dụng máy tính – một sự khó chịu nhẹ. Nhưng một khi bạn biết phải tìm ở đâu, việc thiết lập sẽ rất đơn giản. Hãy làm theo các bước sau để thiết lập bộ lọc tên miền:
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt (Settings) ở góc trên bên phải.
- Đi tới Thư (Mail) và sau đó chọn Quy tắc (Rules).
- Nhấp vào + Thêm quy tắc mới (+ Add new rule) và đặt tên cho nó (ví dụ: Mua sắm).
- Trong mục Thêm điều kiện (Add a condition), chọn Từ (From) và sau đó nhập
@tenmien.com. - Trong mục Thêm hành động (Add an action), chọn Di chuyển đến (Move to) và sau đó chọn một thư mục (hãy tạo một thư mục mới trước bằng cách nhấp chuột phải vào danh sách thư mục của bạn). Bạn cũng có thể thêm nhiều hành động khác nhau.
- Đánh dấu vào ô Chạy quy tắc ngay bây giờ (Run rule now) và nhấp vào Lưu (Save) để tạo quy tắc.
Máy tính xách tay với giao diện Outlook, minh họa quy trình thiết lập bộ lọc email theo tên miền.
Ký tự đại diện (*) hoạt động tương tự như dấu hoa thị của Gmail. Sau khi tạo bộ lọc tên miền, bạn có thể áp dụng nó một cách hồi tố để dọn dẹp hộp thư đến hiện tại của mình. Nhưng nếu bạn không còn cần một quy tắc nào đó, bạn có thể xóa quy tắc không mong muốn đó bằng cách làm theo hai bước đầu tiên đã nêu.
Cả hai nền tảng cũng hỗ trợ các ngoại lệ, điều này rất cần thiết. Ví dụ, bạn có thể lọc tất cả email từ tên miền công ty của mình vào một thư mục làm việc, ngoại trừ những email từ sếp của bạn, những thư này sẽ vẫn nằm trong hộp thư chính của bạn để đảm bảo không bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Cách Tôi Sử Dụng Bộ Lọc Tên Miền Vượt Xa Tổ Chức Cơ Bản
Bộ lọc tên miền giữ cho các bản tin không làm đầy hộp thư đến của bạn, nhưng đó chỉ là lợi ích cơ bản nhất. Thời gian làm việc sâu của tôi là thiêng liêng. Tôi lọc các tên miền như @trangtin.com trực tiếp vào một thư mục “Đọc sau”. Đó không phải là việc bỏ qua chúng mãi mãi; mà là chọn thời điểm chúng nhận được sự chú ý của tôi. Sự tách biệt có chủ đích này giúp giảm đáng kể việc chuyển đổi ngữ cảnh và cho phép tôi tập trung cao độ.
Thứ hai, không phải tất cả email @tennganhang.com đều giống nhau. Tôi đã tạo một quy tắc lọc bất kỳ email nào không từ @baomat.tennganhang.com hoặc @thongbao.tennganhang.com (các kênh chính thức mà ngân hàng của tôi sử dụng cho các thông tin liên lạc quan trọng) vào một thư mục “Xác minh”. Điều này ngay lập tức gắn cờ các nỗ lực lừa đảo (phishing) tiềm năng sử dụng các tên miền giả mạo, buộc tôi phải kiểm tra kỹ lưỡng chúng trước khi chúng xuất hiện trong hộp thư chính của mình.
Người dùng chặn email lừa đảo trên laptop, thể hiện tính năng bảo vệ an toàn với bộ lọc tên miền.
Mặt khác, tôi cho phép các tên miền cụ thể bỏ qua tất cả các bộ lọc khác và gửi trực tiếp vào hộp thư đến của tôi, được đánh dấu là quan trọng. Làm như vậy đảm bảo các tin nhắn thực sự khẩn cấp hoặc cá nhân không bao giờ bị lạc trong đống thư tự động và chúng sẽ ngay lập tức nổi lên hàng đầu, giúp bạn dễ dàng theo dõi.
Việc lọc tất cả email từ @moi.nha.ban.le thẳng vào thư mục lưu trữ hoặc thùng rác giúp hộp thư của bạn luôn sạch sẽ. Bạn chỉ cần kiểm tra thư mục đó khi bạn chủ động muốn mua sắm, biến những thông tin tiếp thị không ngừng thành thứ bạn kiểm soát, chứ không phải thứ kiểm soát bạn.
Kết Luận
Thiết lập bộ lọc tên miền đầu tiên có vẻ là một bước nhỏ, nhưng đó là một cách hiệu quả hơn nhiều để tổ chức email của bạn. Đừng đợi đến khi bạn chìm ngập trong biển tin nhắn chưa đọc. Hãy dành năm phút hôm nay để thiết lập bộ lọc đầu tiên mà tương lai bạn sẽ cảm thấy biết ơn. Bằng cách chủ động sắp xếp hộp thư đến, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường năng suất và bảo mật cho công việc hàng ngày của mình.
Bạn đã từng sử dụng bộ lọc email theo tên miền chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm và các mẹo của bạn trong phần bình luận dưới đây để cùng trao đổi và học hỏi!
