Bạn không cần phải làm lộn xộn iPhone hay Mac của mình với một ứng dụng quản lý công việc khác. Trình quản lý danh sách việc cần làm tốt nhất đã được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái của Apple – nó mạnh mẽ, miễn phí và đồng bộ hóa dễ dàng trên mọi thiết bị của bạn. Vâng, chúng tôi đang nói về ứng dụng Apple Reminders (Nhắc nhở).
1. Tích Hợp Siri – Ghi Chú Nhanh Chóng, Rảnh Tay
Các ý tưởng và nhiệm vụ thường xuất hiện trong đầu bạn vào những thời điểm không thuận tiện nhất – khi bạn đang lái xe, giữa buổi tập luyện, hoặc thậm chí trong lúc tắm. Trong những khoảnh khắc này, việc dừng lại để gõ chúng ra không phải lúc nào cũng thực tế. Một trong những lợi thế nổi bật của việc sử dụng ứng dụng Nhắc nhở là khả năng tích hợp liền mạch với Siri, trợ lý giọng nói của Apple.
Tận dụng Siri để thêm nhanh các công việc vào ứng dụng Nhắc nhở trên iPhone.
Sử dụng Siri là một trong những cách hiệu quả nhất để ghi lại các công việc một cách nhanh chóng trên Mac và iPhone. Thay vì mở ứng dụng Nhắc nhở và nhập thủ công, bạn chỉ cần nói:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi John lúc 3 giờ chiều mai.”
- “Hey Siri, thêm ‘Mua trứng’ vào danh sách Mua sắm của tôi.”
- “Siri, nhắc tôi lên lịch cuộc họp vào thứ Sáu lúc 10 giờ sáng.”
Siri sẽ ngay lập tức tạo một lời nhắc với các chi tiết chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ cho đôi tay rảnh rỗi cho bất cứ điều gì bạn đang làm.
2. Đồng Bộ Hóa Mượt Mà Trên Mọi Thiết Bị Apple
Một trong những lý do thuyết phục nhất để sử dụng Apple Reminders làm trình quản lý tác vụ chính của bạn là khả năng đồng bộ hóa không lỗi trên mọi thiết bị. Khi các thiết bị của bạn được kết nối bằng cùng một Apple ID, mọi tác vụ bạn tạo, chỉnh sửa hoặc hoàn thành đều được cập nhật tức thì trên tất cả các thiết bị. Ví dụ:
- Thêm một nhiệm vụ trên Mac trong giờ làm việc, và nó sẽ chờ bạn trên iPhone khi bạn di chuyển.
- Đặt lời nhắc bằng Apple Watch, và nó sẽ đồng bộ với iPad của bạn.
- Đánh dấu một nhiệm vụ đã hoàn thành trên iPhone, và nó sẽ hiển thị trạng thái tương tự trên Mac.
Mức độ tích hợp này giúp bạn dễ dàng duy trì sự sắp xếp, dù bạn đang ở bàn làm việc hay đang trên đường đi lại.
3. Kết Nối Liền Mạch Với Các Ứng Dụng Apple Khác
Nếu bạn đang gặp khó khăn với một hệ thống năng suất phân mảnh – phải xoay sở với nhiều công cụ của bên thứ ba để quản lý tác vụ, lịch trình cuộc họp và ghi chú – đã đến lúc chuyển sang một cách tiếp cận đơn giản và gắn kết hơn. Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple cùng nhau, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc liền mạch giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Hướng dẫn chia sẻ trực tiếp liên kết trang web từ Safari sang ứng dụng Apple Reminders.
Khi thử nghiệm chỉ sử dụng các ứng dụng của Apple cho công việc, tôi thực sự ngạc nhiên về mức độ phối hợp tốt của chúng. Chẳng hạn:
- Tôi thường sử dụng ứng dụng Ghi chú (Notes) để lên ý tưởng bài viết hoặc phác thảo dàn ý. Với tích hợp Reminders, tôi có thể tạo một tác vụ trực tiếp từ một ghi chú ngay lập tức.
- Bất cứ khi nào tôi tìm thấy một bài viết thú vị nhưng không có thời gian đọc ngay, tất cả những gì tôi cần làm là chia sẻ liên kết Safari đó vào Reminders.
- Nếu một email yêu cầu theo dõi, tôi chỉ cần kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một tác vụ có liên kết đến email đó.
Khi sử dụng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple cùng nhau, mọi thứ đều được đồng bộ, hoạt động dễ dàng trên các thiết bị và giữ cho quy trình làm việc của bạn trôi chảy, không bị phân tâm.
4. Thiết Lập Tổ Chức Công Việc Dễ Dàng, Khoa Học
Ứng dụng Apple Reminders cung cấp một giải pháp đơn giản và tiện lợi để phân loại mọi loại tác vụ. Nhắc nhở cung cấp các danh sách cơ bản, nhưng bạn có thể nâng cao khả năng tổ chức bằng các phần (sections), danh sách thông minh (smart lists), và thậm chí là chế độ xem kiểu Kanban trực quan.
Giao diện xem cột Kanban tiện lợi trong ứng dụng Nhắc nhở của Apple giúp tổ chức công việc.
Một cách tuyệt vời để bắt đầu là thiết lập một Danh sách Inbox để nhanh chóng ghi lại các tác vụ trước khi sắp xếp chúng vào các danh mục như Công việc, Du lịch hoặc Học tập. Trong các danh sách này, bạn có thể sử dụng Các phần để chia nhỏ các dự án thành các bước nhỏ hơn – ví dụ, trong danh sách Công việc, bạn có thể tạo một phần cho Chiến dịch Marketing hoặc Ra mắt Ứng dụng, mỗi phần có bộ nhiệm vụ con riêng.
Nếu danh sách của bạn bắt đầu trở nên lộn xộn, hãy chuyển sang chế độ xem cột kiểu Kanban để trực quan hóa các tác vụ của bạn trong một định dạng kéo và thả rõ ràng.
5. Nhắc Nhở Dựa Trên Vị Trí – Tiện Ích Đột Phá
Apple Reminders vượt xa các cảnh báo dựa trên thời gian đơn giản bằng cách cho phép bạn đặt nhắc nhở dựa trên vị trí, tự động kích hoạt khi bạn đến hoặc rời khỏi một địa điểm cụ thể. Tính năng này có thể cực kỳ hữu ích cho các tác vụ gắn liền với một địa điểm hơn là một thời gian cụ thể.
Dù bạn đang rời nhà hay đến văn phòng, những lời nhắc dựa trên vị trí này sẽ gửi thông báo đúng lúc và đúng chỗ. Chẳng hạn, bạn có thể đặt lời nhắc lấy đồ giặt khi rời khỏi nhà, tưới cây khi về đến nhà, hoặc thậm chí nhắc nhở bản thân về các nhiệm vụ đã giao khi đến văn phòng.
Thiết lập nhắc nhở dựa trên vị trí trong ứng dụng Apple Reminders trên macOS để không bỏ lỡ công việc.
Dưới đây là cách đặt một lời nhắc dựa trên vị trí trên Mac của bạn:
- Mở ứng dụng Nhắc nhở để tạo một lời nhắc mới.
- Chạm vào biểu tượng thông tin (i) và bật tùy chọn Tại một vị trí để thêm địa điểm.
- Chọn xem lời nhắc sẽ kích hoạt khi Đến hoặc Rời khỏi địa điểm đó.
Apple Reminders không chỉ là một ứng dụng ghi chú đơn giản – nó là một trình quản lý tác vụ miễn phí và đầy đủ tính năng được tích hợp sâu vào iPhone, Mac và các thiết bị Apple khác của bạn. Nếu bạn đã bỏ qua Nhắc nhở hoặc đang phụ thuộc vào các ứng dụng bên thứ ba phức tạp khác, thì đã đến lúc dùng thử ứng dụng này. Hãy khám phá và chia sẻ trải nghiệm của bạn với Apple Reminders trong phần bình luận bên dưới nhé!
