Mỗi buổi sáng của tôi từng bắt đầu với một cơn lũ email đổ về và danh sách việc cần làm bị xáo trộn. Sau đó, tôi đã dừng lại. Giờ đây, những giờ yên tĩnh trước buổi trưa hoàn toàn thuộc về tôi – và tôi đang hoàn thành nhiều việc hơn bao giờ hết. Đây là một bí quyết đơn giản nhưng mang lại hiệu quả bất ngờ, giúp tôi quản lý email hiệu quả và cải thiện năng suất làm việc đáng kể.
Những Lợi Ích Bất Ngờ Khi Dừng Kiểm Tra Email Buổi Sáng
Tôi biết mình sẽ tận hưởng một số lợi ích khi không kiểm tra email trước buổi trưa, chẳng hạn như tăng khả năng tập trung. Tuy nhiên, một số lợi ích khác lại khiến tôi bất ngờ hơn nhiều.
1. Giảm Phản Ứng Tiêu Cực
Việc kiểm tra email ngay khi vừa thức dậy có tác dụng tương tự như việc đọc thông báo điện thoại. Thay vì hoàn thành các nhiệm vụ thiết yếu giúp tôi tiến gần hơn đến mục tiêu, tôi thường thấy mình ở trong trạng thái phản ứng. Tôi quan tâm đến việc dập tắt các “đám cháy” hơn là đặt nền móng cho bất kỳ điều gì có ý nghĩa.
Hộp thư đến Gmail với nhiều email chưa đọc, thể hiện sự quá tải và phân tâm.
Nhiều email không khẩn cấp như tôi tưởng. Ngay cả khi ai đó nói tôi phải phản hồi càng sớm càng tốt, tôi có thể đếm trên đầu ngón tay số lần tôi thực sự cần làm như vậy. Ngoài việc không hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào mình đã đặt ra, tôi còn trở nên khó chịu với người khác. Vì không còn kiểm tra email trước buổi trưa, tôi ít phản ứng hơn nhiều khi cuối cùng mở hộp thư đến, tôi có thể tiếp cận mọi tin nhắn một cách logic hơn.
2. Giảm Lo Lắng
Tôi luôn lo lắng mình sẽ bỏ lỡ điều gì đó quan trọng nếu không kiểm tra email vào buổi sáng. Ví dụ, đôi khi tôi sợ ai đó muốn tuyển dụng mình vào một vị trí mà tôi mong muốn, nhưng nếu tôi không trả lời tin nhắn ngay lập tức, người quản lý tuyển dụng sẽ quên tôi và giao vai trò đó cho người khác.
Kể từ khi tôi ngừng kiểm tra email vào buổi sáng, tôi nhận ra những lo lắng đó không có thật. Tôi vẫn được nhận vào những công việc thú vị, và trái ngược với những gì tâm trí tôi cố gắng nói, tôi không hề làm hỏng các mối quan hệ quan trọng. Khi ít lo lắng hơn, tôi thấy dễ dàng hơn nhiều để tiếp tục giảm căng thẳng và xây dựng thói quen email lành mạnh.
3. Tăng Hiệu Quả Làm Việc
Một trong những lý do lớn nhất khiến tôi muốn đặt ranh giới với email là tôi liên tục bị xao nhãng trong công việc. Tôi luôn muốn có năng suất cao và có những mục tiêu lớn, và tôi nhận thấy các thói quen công nghệ của mình – bao gồm kiểm tra email – đang cản trở tiến độ của tôi.
Tôi có năng suất cao hơn nhiều sau khi không kiểm tra email vào buổi sáng. Tôi hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ thiết yếu trước giờ ăn trưa, điều này giúp tôi cảm thấy thư thái hơn trong suốt phần còn lại của ngày. Một lợi ích phụ là tôi cảm thấy một cảm giác thành tựu tuyệt vời, điều này thúc đẩy tôi tiếp tục.
Bàn làm việc với chuột không dây và không gian làm việc chung, biểu tượng cho năng suất và sự tập trung trong công việc.
Tôi thậm chí còn dám nói rằng việc không kiểm tra email vào buổi sáng đã mang lại hiệu quả nhiều hơn bất kỳ ứng dụng tăng năng suất làm việc từ xa hay công cụ tương tự nào khác.
4. Kích Thích Sáng Tạo
Ít phản ứng tiêu cực, năng suất cao hơn và ít lo lắng là một bộ ba mạnh mẽ. Khi kết hợp lại, chúng đã tạo ra sự khác biệt lớn trong khả năng sáng tạo của tôi. Tôi dành buổi sáng để suy nghĩ riêng và thực hiện công việc có ý nghĩa, tôi nghĩ ra vô số ý tưởng mới mỗi ngày. Thực tế, tôi có một số ghi chú với hơn một trăm ý tưởng cho các dự án sáng tạo khác nhau của mình.
Nếu tôi hoàn thành công việc quan trọng trước buổi trưa, tôi vẫn không kiểm tra email trước. Thay vào đó, tôi đi bộ, động não hoặc viết nhật ký. Bằng cách để não bộ được “thở”, tôi thường phát triển được nhiều ý tưởng hơn nữa.
Phần mềm Adobe Photoshop và Lightroom đang chạy trên iPad, minh họa cho hoạt động sáng tạo và làm việc hiệu quả trên thiết bị công nghệ.
Ngoài việc tạo ra ý tưởng, việc không kiểm tra email vào buổi sáng có nghĩa là tôi có “băng thông” lớn hơn cho các nhiệm vụ thiết yếu trong ngày. Vì vậy, tôi có thể dốc hết sức và tìm thấy những khoảng trống để thử những điều mới.
5. Cảm Giác Thư Thái Hơn
Vì lớn lên ở một thành phố lớn, tôi cho rằng bận rộn là trạng thái mặc định của con người. Nhưng sau khi chuyển đến một nơi ít hỗn loạn hơn, tôi bắt đầu không thích cái cảm giác mà tôi chỉ có thể mô tả là liên tục chạy theo một chuyến tàu. Tôi không nhận ra thói quen email của mình đã góp phần tạo nên cảm giác đó nhiều đến mức nào cho đến khi tôi tách mình ra khỏi chúng.
Tôi cảm thấy mình có nhiều thời gian hơn. Kết quả là tôi thư thái hơn, điều này mang lại cho tôi sự tự tin rằng mình sẽ hoàn thành mọi thứ trong danh sách việc cần làm. Ngoài việc không kiểm tra email, việc giảm số lượng mục trong danh sách việc cần làm của tôi cũng đã giúp ích. Việc có một danh sách “những việc không nên làm” với các thói quen có thể mang lại hiệu quả tương tự.
Mẹo Thực Hiện Thói Quen Không Kiểm Tra Email Trước Buổi Trưa
Tôi rất muốn nói với bạn rằng tôi đã ngừng kiểm tra email một ngày và không bao giờ quay lại thói quen cũ. Tuy nhiên, tôi sẽ nói dối. Hành trình để đạt được điểm này khá lộn xộn và mất vài tháng; một vài điều lớn đã tạo ra sự khác biệt lớn nhất.
1. Áp Dụng Kỹ Thuật Chặn Thời Gian (Time-Blocking) Buổi Sáng
Mặc dù kỹ thuật chặn thời gian (time-blocking) không phù hợp với tôi trong hầu hết các trường hợp, tôi vẫn lên lịch một số khối thời gian làm việc sâu (deep work) vào sáng sớm. Tôi dành hai giờ không bị gián đoạn sau khi thức dậy để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, và tôi không được phép làm bất cứ điều gì – kể cả ăn sáng – cho đến khi thời gian này trôi qua.
Lịch ứng dụng đang hiển thị các khối thời gian làm việc sâu (deep work) đã được chặn, minh họa kỹ thuật time-blocking để tăng tập trung.
Khi khối thời gian của tôi kết thúc, tôi sẽ ăn uống và đến phòng tập thể dục trước khi tiếp tục công việc vào buổi chiều. Chỉ sau đó tôi mới kiểm tra email. Mặc dù tôi có nhiều linh hoạt hơn vì tôi làm việc từ xa, bạn vẫn có thể hoàn thành công việc quan trọng ngay khi thức dậy. Bất kỳ ứng dụng lịch nào cũng tốt để chặn thời gian làm việc sâu buổi sáng của bạn. Bắt đầu với 30 phút và tăng dần khi bạn cảm thấy thoải mái hơn. Một khi bạn thấy kết quả, bạn sẽ không còn cảm thấy muốn kiểm tra email vào buổi sáng nữa.
2. Sử Dụng Công Cụ Chặn Website và Ứng Dụng
Ý chí là hữu hạn, và tôi thà loại bỏ sự xao nhãng hơn là cố gắng chống lại nó. Tôi khuyên bạn cũng nên làm như vậy nếu đang cố gắng xây dựng thói quen “không email vào buổi sáng”. Cách dễ nhất để dừng thói quen này là sử dụng công cụ chặn website và/hoặc ứng dụng.
Tôi sử dụng Cold Turkey để chặn email của mình ngay vào buổi sáng và bất kỳ website hoặc ứng dụng nào khác có thể làm tôi xao nhãng. Phiên bản miễn phí khá tốt, nhưng tôi khuyên bạn nên trả phí một lần để có phiên bản đầy đủ. Sau đó, bạn có thể lên lịch các khối chặn của mình.
Giao diện ứng dụng Cold Turkey hiển thị tính năng chặn ứng dụng, công cụ hữu ích để loại bỏ xao nhãng và tăng năng suất.
3. Đăng Xuất và Xóa Cache Trình Duyệt
Tạo ra “ma sát” trên con đường của bất kỳ thói quen nào bạn muốn dừng lại là rất quan trọng để hạn chế sự cám dỗ. Một trong những cách độc đáo nhất để làm điều đó là đăng xuất khỏi tài khoản email và xóa cache của trình duyệt. Tôi thậm chí còn xóa thông tin đăng nhập email khỏi bất kỳ trình quản lý mật khẩu nào tôi sử dụng (tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn ghi lại chúng ở đâu đó!).
Những điều này một mình sẽ không ngăn bạn truy cập tài khoản email của mình, nhưng chúng khiến việc đăng nhập khó khăn hơn. Nếu bạn giống tôi, bạn có lẽ truy cập email thường xuyên hơn vì bạn có thể xem hộp thư đến ngay lập tức. Những giây phút thêm đó đủ để khiến bạn phải suy nghĩ lại.
Email là một phần không thể tránh khỏi của cuộc sống, nhưng việc quản lý chúng là rất quan trọng. Thiết lập ranh giới – chẳng hạn như không xem hộp thư đến vào buổi sáng – đã thực sự thay đổi cuộc đời tôi. Dù bạn đang học tập hay làm việc, tôi khuyên bạn nên làm tương tự nếu có thể; nếu không thể, hãy tìm một sự cân bằng phù hợp với mình. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về chủ đề này và những bí quyết quản lý thời gian của bạn trên Doisongcongnghe.net nhé!