Nếu bạn vẫn đang cố gắng chịu đựng sự cồng kềnh của Outlook, một ứng dụng được ngụy trang dưới dạng một công cụ email, có lẽ bạn đang bỏ lỡ một trải nghiệm tốt hơn rất nhiều. Gmail không chỉ sở hữu nhiều tính năng ưu việt nhất của Outlook mà còn mang đến thiết kế vượt trội và sự dễ dàng đáng kinh ngạc khi bạn muốn thay đổi các cài đặt. Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể trong công việc hàng ngày.
1. Ứng Dụng Di Động Của Gmail Ưu Việt Hơn
Khi lựa chọn một công cụ để duyệt email, việc có trải nghiệm nhất quán trên cả thiết bị di động và máy tính để bàn là vô cùng quan trọng. Đáng tiếc, Outlook lại thể hiện sự thua kém rõ rệt trên nền tảng di động, dù ứng dụng web của nó tương đối ổn.
Sử dụng Outlook trên thiết bị di động thường mang lại cảm giác khó chịu, giống như một vòng luẩn quẩn giữa các lỗi ứng dụng và thời gian tải/đồng bộ hóa chậm chạp. Việc mở ứng dụng để kiểm tra một hoặc hai email có thể nhanh chóng biến thành một buổi làm việc đầy bực bội, khi bạn phải đóng và mở lại ứng dụng nhiều lần.
Ngược lại, Gmail có một ứng dụng di động đơn giản, tải và cập nhật trong thời gian thực. Dù thỉnh thoảng bạn có thể gặp một vài lỗi nhỏ, nhưng chúng không ở mức độ nghiêm trọng như khi dùng Outlook. Từ kinh nghiệm cá nhân, tôi cũng nhận thấy rằng khả năng đồng bộ hóa của Gmail tốt hơn trên tất cả các thiết bị và ứng dụng, mang lại sự liền mạch cho người dùng.
2. Gmail Dễ Sử Dụng Hơn Cho Mọi Đối Tượng
Bên cạnh ứng dụng di động kém thân thiện, Outlook không mang lại cảm giác hữu ích bằng Gmail. Việc điều hướng đến các cài đặt khác nhau trong ứng dụng mất nhiều thời gian hơn, và người dùng mới cũng gặp khó khăn hơn trong việc làm quen với nó. Mặc dù bạn sẽ dần quen thuộc nếu sử dụng đủ lâu, nhưng việc cố gắng điều hướng trong Outlook trong những ngày đầu thực sự rất nản lòng.
Với Gmail, bạn sẽ không gặp phải những vấn đề này. Mọi thứ được đánh dấu rõ ràng, và bạn sẽ học cách sử dụng ứng dụng chỉ trong vài tuần. Hơn nữa, việc sửa lỗi trong Gmail cũng dễ dàng hơn nhiều so với Outlook. Đây thực sự là những lý do thuyết phục để bạn cân nhắc chuyển sang Gmail.
3. Tích Hợp Google Drive Của Gmail Vượt Trội Hơn
Ngay cả khi lý do chính để bạn sử dụng Outlook là để truy cập email, thì việc có một tích hợp ổ đĩa đám mây tốt vẫn là một lợi thế đáng giá. Bạn có thể sẽ sử dụng nó vào một lúc nào đó, đặc biệt nếu bạn thường xuyên làm việc với tài liệu và chuyển gửi tệp tin.
Sự tích hợp của Gmail với Google Drive vượt trội đáng kể so với Outlook và OneDrive. Việc truy cập Drive đơn giản hơn, và một khi đã ở đó, bạn sẽ ít gặp vấn đề hơn trong việc giữ mọi thứ được sắp xếp gọn gàng.
Mỗi khi sử dụng Google Drive, tôi cảm thấy ít bị choáng ngợp hơn nhiều so với OneDrive. Mặc dù bạn có thể truy cập các ứng dụng Google trong Gmail và các công cụ Microsoft trong Outlook, nhưng Gmail mang lại cảm giác dễ sử dụng hơn trong khía cạnh này.
Là một ưu điểm bổ sung, Google Drive cung cấp dung lượng lưu trữ gấp ba lần so với OneDrive, ngay cả với gói miễn phí. Ngoài ra còn có rất nhiều cách để tối đa hóa dung lượng này hơn nữa, giúp bạn không cần phải trả tiền để mở rộng lưu trữ Google Drive.
4. Công Cụ Lọc Thư Rác Của Gmail Hiệu Quả Hơn
Thư rác là một thực tế khó chịu mà tất cả chúng ta đều phải đối mặt, và việc có một công cụ làm hầu hết (nếu không muốn nói là tất cả) công việc lọc thư cho bạn là một điểm cộng lớn. Outlook khá ổn trong việc ngăn chặn thư rác đến hộp thư đến của bạn, nhưng vẫn cần cải thiện đáng kể.
Khi sử dụng Outlook, những email rác mà lẽ ra sẽ không vượt qua được bộ lọc của Google đôi khi vẫn xuất hiện trong hộp thư đến. Ngay cả khi giải pháp chỉ đơn giản là xóa chúng đi, việc nhìn thấy những tin nhắn này đã đủ gây khó chịu.
Mặc dù có rất nhiều cách để kiểm soát thư rác trong Gmail, nhưng các công cụ lọc của nó vẫn hoạt động rất tốt ngay từ đầu. Một khi bạn đánh dấu các tin nhắn không mong muốn là thư rác, xóa thư, hoặc chặn người dùng, các tin nhắn tương tự sẽ tự động được chuyển vào thư mục Thư rác.
5. Giao Diện Gmail Gọn Gàng và Trực Quan Hơn
Thời gian đồng bộ và tải chậm của Outlook đã đủ gây khó chịu, nhưng sự cồng kềnh của ứng dụng này càng khiến trải nghiệm sử dụng trở nên kém thú vị hơn. Giao diện có quá nhiều tính năng trên một trang, khiến việc tổ chức tin nhắn trở nên khó khăn.
Bạn có thể thay đổi bố cục trong Outlook, nhưng ngay cả khi đó, giao diện vẫn cảm thấy lộn xộn. Có quá nhiều nút bấm và menu nội bộ khiến ứng dụng giống một ứng dụng chỉnh sửa được thiết kế tồi hơn là một công cụ để quản lý email.
Giao diện hộp thư đến cồng kềnh của Outlook với nhiều nút bấm và menu
Mặt khác, Gmail gọn gàng hơn nhiều. Giao diện người dùng (UI) sạch sẽ, bố cục tốt và có số lượng tính năng vừa phải, không quá nhiều. Hơn nữa, hầu hết các tính năng đều mang lại cảm giác có chủ đích chứ không phải là một phần bổ sung tùy tiện. Nhờ vậy, việc phân loại email, trả lời và sắp xếp từng email vào các thư mục yêu cầu trở nên rất dễ dàng.
Các tùy chọn bỏ đăng ký và xóa thư trực quan trong hộp thư đến Gmail
6. Gmail Không Chứa Quảng Cáo Gây Phiền Nhiễu
Mặc dù hiểu rằng các công ty cần phải kiếm tiền, nhưng tôi thấy các quảng cáo trong Outlook khá xâm phạm. Khi tìm kiếm email của mình, tôi không muốn thấy các quảng cáo ngẫu nhiên về sản phẩm và dịch vụ mà tôi sẽ không bao giờ sử dụng. Các quảng cáo trong Outlook thậm chí còn cảm thấy tệ hơn; chúng trông giống như các quảng cáo spam cấp độ AdSense.
Gmail, ngược lại, không có quảng cáo. Do đó, việc duyệt email trở nên sạch sẽ hơn nhiều, và bạn sẽ thấy ít yếu tố gây xao nhãng trên màn hình. Nhờ vậy, thật dễ dàng để bạn làm điều mình cần trong ứng dụng, đóng nó lại và tiếp tục công việc trong ngày.
7. Thay Đổi Cài Đặt Trong Gmail Đơn Giản Hơn
Với một loạt các cài đặt tùy chỉnh mạnh mẽ, Outlook hoàn toàn có thể được điều chỉnh theo ý muốn của bạn. Ví dụ, bạn có thể thay đổi chủ đề và sử dụng nhiều màu sắc khác nhau. Tuy nhiên, dù Outlook có nhiều cài đặt tùy chỉnh hơn Gmail, nhưng việc thay đổi mọi thứ lại khó khăn hơn.
Tùy chỉnh chủ đề và hiển thị trong ứng dụng Outlook dành cho máy tính để bàn
Việc điều hướng giao diện cài đặt của Gmail mang lại cảm giác trực quan hơn, và bạn có thể chuyển đổi liền mạch giữa các tab. Với Outlook, ngược lại, luôn có cảm giác chậm trễ. Ngay cả với số lượng cài đặt phong phú trong Outlook, sự khó chịu khi thay đổi chúng không xứng đáng với công sức bạn bỏ ra.
Giao diện cài đặt gợi ý thông minh (nudges) của Gmail dễ tiếp cận
Gmail đã đánh bại Outlook ở nhiều khía cạnh, và nếu mục tiêu chính của bạn là quản lý email một cách dễ dàng, việc sử dụng ứng dụng này hợp lý hơn nhiều. Bạn có thể thay đổi cài đặt dễ dàng hơn, và bộ lọc thư rác trong Gmail nhìn chung cũng tốt hơn. Hơn nữa, bạn sẽ có một trải nghiệm nhất quán trên tất cả các ứng dụng và thiết bị của mình.
Bạn nghĩ sao về Gmail và những so sánh này? Hãy chia sẻ trải nghiệm và ý kiến của bạn về ứng dụng email ưa thích dưới phần bình luận nhé!
